Apa Itu Formulir Sertifikat Elektronik?

Jakarta – Sesuai dengan namanya, surat permintaan sertifikat elektronik adalah surat permohonan yang diajukan oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) kepada Kantor Pelayanan Pajak (KPP) untuk memperoleh sertifikat elektronik pajak.

Sertifikat elektronik pajak ialah sertifikat yang berisikan tanda tangan elektronik dan identitas wajib pajak. Ringkasnya, sertifikat elektronik ialah otentifikasi identitas pengguna layanan perpajakan secara elektronik. Sertifikat elektronik atau sertel menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam transaksi.

Sertifikat elektronik pajak ini dibutuhkan PKP dalam menggunakan layanan pajak seperti e-Faktur dan permintaan nomor seri faktur pajak seperti e-Nofa.

Fungsi Sertifikat Elektronik

Formulir Permintaan Sertifikat Elektronik memiliki fungsi untuk mengajukan menjadi pengguna layanan perpajakan secara elektronik. Sertifikat elektronik ini, digunakan pula untuk mengakses layanan perpajakan elektronik, baik yang disediakan oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP) ataupun Penyedia Jasa Aplikasi Perpajakan (PJAP).

Adapaun macam layanan perpajakan elektronik tersebut ialah:

  1. Meminta NSFP
  2. Membuat Bukti Potong dan lapor SPT Masa PPh
  3. Membuat e-Faktur dan lapor SPT Masa PPN
  4. Mengajukan pengungkapan ketidakbenaran pengisian SPT Tahunan melalui elektronik
  5. Mengajukan surat keberatan elektronik
  6. Mengajukan pengungkapan ketidakbenaran perbuatan wajib pajak melalui elektronik
  7. Berbagai layanan perpajakan elektronik lainnya yang ditentukan oleh DJP.

Oleh karena itu, keberadaan Sertifikat Elektronik pajak ini jelas sangat penting dan diperlukan bagi wajib pajak untuk melakukan berbagai kegiatan perpajakan melalui layanan elektronik.

Hal penting yang harus dipahami ialah untuk mendapatkan Sertifikat Elektronik, dalam proses permohonannya harus melampirkan Form Sertifikat Elektronik atau Formulir Sertifikat Elektronik dengan format yang ditetapkan oleh DJP.

Ketentuan Penggunaan Form

Adapun tata cara dan ketentuan permohonan dan penggunaan form permintaan Sertifikat Elektronik tercantum dalam Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-04/PJ/2020 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Administrasi Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (PKP), dan Sertifikat Elektronik (Sertel).

Format Form Sertifikat Elektronik

Dalam PER-04/PJ/2020 telah ditetapkan format form permintaan Sertifikat Elektronik dengan ketentuan yang mencatumkan data, sebagai berikut:

  1. Nama pemohon (Wajib pajak yang bersangkutan/wakil/pengurus/pejabat)
  2. NPWP pemohon
  3. NIK atau No.Paspor pemohon
  4. Jabatan pemohon
  5. Nama wajib pajak yang diwakilkan/bersangkutan
  6. NPWP yang diwakilkan/bersangkutan
  7. Alamat lengkap
  8. Telepon atau Faksimile dan Surel/ email (email, nomor ponsel, nomor telepon)
  9. Keterangan Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun pengajuan
  10. Tanda tangan dan nama jelas pemohon.

Setelah seluruhnya diisi dengan benar dan lengkap, pemohon wajib menandatangani form permintaan Sertifikat Elektronik tersebut.

Format Bukti Penerbitan Sertifikat Elektronik

Setelah seluruh syarat dan pengajuan disetujui, DJP akan memberikan bukti penerbitan Sertifikat Elektronik. Format bukti penerbitan Sertifikat Elektronik dari DJP ini berisikan format yaitu, nama pemohon; NIK/Paspor pemohon; alamat pemohon; NPWP pemohon; nomor telepon pemohon.

Cara Pengajuan Surat Sertifikat Elektronik

Ketika mengajukan permohonan sertifikat elektronik, wajib pajak harus mengetahui syarat-syarat yang dibutuhkan, yaitu:

  1. Isi Surat Permintaan Sertifikat Elektronik
  2. KTP/Paspor/KITAP/KITAS pengurus asli dan fotokopinya
  3. Kartu Keluarga asli dan fotokopinya
  4. Softcopy foto terbaru.

Sebagai catatan, pengurus yang dimaksudkan ialah orang yang memiliki wewenang menentukan kebijaksanaan dan/atau mengambil keputusan dalam menjalankan perusahaan dan namanya terdapat dalam SPT Tahunan PPh Badan tahun pajak terakhir yang jangka waktu penyampaiannya telah kedaluwarsa pada saat pengajuan surat permintaan sertifikat elektronik.

Dalam pengajuan surat permintaan surat elektronik, pengurus PKP diwajibkan untuk menunjukkan kartu identitas asli dan fotokopi kartu identitas berupa Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan Kartu Keluarga (KK).

Apabila pengurus merupakan Warga Negara Asing (WNA), maka wajib menunjukkan asli dan menyerahkan fotokopi paspor, Kartu Izin Tinggal Tetap (KITAP), atau Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS).

Syarat Tambahan Surat Permintaan Sertifikat Elektronik

Selain persyaratan di atas, terdapat pula syarat lainnya bagi PKP yang berstatus PKP pusat ada persyaratan tambahan, yaitu:

  1. SPT Tahunan Tahun Pajak Badan terakhir dan tanda terima pelaporan SPT Tahunan asli. Apabila wajib pajak baru mendaftarkan NPWP dan belum pernah melakukan pelaporan SPT Tahunan, maka dapat diganti dengan Akta Pendirian
  2. Nama pengurus dalam SPT Tahunan PPh Badan.

Bagi PKP berstatus PKP tunggal, yang berarti tidak memiliki cabang, persyaratan tambahan untuk pengajuan surat permintaan sertifikat elektronik, di antaranya:

  1. Surat pengangkatan pengurus asli dan fotokopinya
  2. Akta pendirian perusahaan asli dan fotokopinya
  3. Penunjukkan sebagai Bentuk Usaha Tetap (BUT) dari perusahaan induk luar negeri asli dan fotokopinya.

Jika PKP mengajukan surat permintaan merupakan PKP cabang, diharuskan persyaratan tambahan sebagai berikut:

  1. Fotokopi SPT Tahunan PPh Badan pusat
  2. Penunjukkan dari pengurus pusat untuk PKP cabang asli dan fotokopinya.

Selain itu, bagi PKP yang berstatus kerja sama operasi persyaratan tambahan yang disertakan ialah:

  1. Fotokopi SPT Tahunan PPh seluruh anggota bentuk kerja sama operasi
  2. Akta kerja sama operasi asli dan fotokopinya.

Cara Pengisian Sertifikat Elektronik

Setelah seluruh persyaratan yang dibutuhkan siap, selanjutnya wajib pajak dapat melakukan pengisian formulir permohonan sertifikat elektronik melalui cara berikut:

Tahapan Pengisian Form Permintaan Sertifikat Elektronik

Lakukan isi formulir checklist sesuai dengan data pribadi wajib pajak. Berikut cara melakukan pengisian formulir bagi wajib pajak Badan Usaha:

  1. Nama Pengusaha Kena Pajak dapat diisi menggunakan nama Badan Usaha dalam bentuk PT, CV, ataupun Badan Usaha lainnya sesuai dengan data wajib pajak
  2. NPWP PKP diisi menggunakan NPWP Badan Usaha
  3. Nama Pengurus dapat diisi dengan nama penanggung jawab yang terdapat dalam SPT Tahunan. Dapat diisi juga dengan nama Direktur maupun pengurus yang lain
  4. Nomor Kartu Identitas diisi dengan Nomor KTP Pengurus.

Apabila sudah selesai, selanjutnya dapat diisi formulir Surat Permintaan Sertifikat Elektronik, sebagai berikut:

  1. Isi nomor dengan nomor Surat Permintaan
  2. Tempat dan tanggal diisi dengan kota dan tanggal pengajuan Surat Permintaan Sertifikat Elektronik
  3. Nama dan alamat tujuan menggunakan nama Kantor Pelayanan Pajak dimana permintaan diajukan
  4. Isi nama dengan nama pengurus
  5. Isi NIK dengan nomor identitas
  6. Isi jabatan dengan jabatan pengurus tersebut
  7. Isi nama PKP dengan nama badan usaha yang mengajukan sertifikat elektronik seperti nama CV atau PT.
  8. Isi NPWP dan alamat dengan NPWP dan alamat badan usaha
  9. Isi pemohon dengan nama pengurus, wajib ditandatangani dan stempel.

Setelah seluruh langkah diselesaikan, selanjutnya wajib pajak dapat mengisi Surat Pernyataan Persetujuan Penggunaan Sertifikat Elektronik sebagai berikut:

  1. Angka 1 diisi dengan Nama, Nomor Kartu Identitas (KTP) dan jabatan pengurus
  2. Angka 2 diisi dengan Nama Pengusaha Kena Pajak, NPWP dan alamat badan usaha baik CV ataupun PT yang mengajukan sertifikat elektronik.
  3. Angka 3 diisi dengan nama pengurus dan tanda tangan serta stempel badan usaha. Jangan lupa untuk dilengkapi dengan materai Rp6.000,00.

Setelah seluruh ketentuan dan langka pengajuan Surat Permintaan Sertifikat Elektronik berhasil, maka wajib pajak akan mendapatkan Sertifikat Elektronik tersebut.

Kemudian, wajib pajak dapat menggunakan Sertifikat Elektronik untuk melakukan berbagai layanan perpajakan elektronik.

Masa Berlaku dan Pembaruan

Sertifikat elektronik pajak yang didapatkan oleh PKP berlaku selama dua tahun dan wajib diperpanjang. Masa berlakunya terhitung sejak tanggal Sertifikat Elektronik diberikan oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP).

Apabila sertifikat elektronik pajak tidak diperbarui setelah masa berlaku yang ditentukan, maka autentifikasi sertifikat elektronik di aplikasi e-faktur tidak dapat berjalan dan user atau PKP tidak bisa mengunggah faktur pajak.

Cara memperbarui sertifikat elektronik pajak tidak sama dengan cara pengajuan pertama kali. Dengan kata lain, PKP kembali menyampaikan surat permintaan sertifikat elektronik beserta syarat yang sama dengan pengajuan pertama kali.

Sumber : https://www.pajakku.com/read/624a725fa9ea8709cb189a78/Kenali-Form-Permintaan-Sertifikat-Elektronik-dan-Fungsinya